提供反馈的过程似乎令人畏惧，尤其是如果它不是您熟悉的角色的话。与生活中的许多事情一样，答案可以是充分准备并提前计划。本文探讨了准备提供反馈时要考虑的因素，并提供了规划富有成效的反馈会议的实用建议。
做出准确的评估
反馈的质量应该始终是您思考的起点。对某人的表现或行为形成客观、准确的了解并不像看起来那么容易。每个人都会受到自己的主观影响和先入为主的观念的影响。然而，意识到这些可能是克服它们的起点。
评级错误
曼努埃尔·伦敦 (Manuel London)在他的《工作反馈》一书中列出了他所谓的“常见评级错误”：
- 宽大处理：在所有领域给予过于有利的评价
- 严重性：在所有领域给予过于严厉的评级
- 集中趋势：在所有领域给予中等评级
- 光环：允许一个领域的绩效影响对其他不相关领域绩效的看法
- 相似性：对与评分者具有相似特征（年龄、种族、性别等）的人给予过于有利的评分
- 第一印象：让一个人的第一印象影响其后对其表现的看法
- 近因效应：允许最近的事件回顾性地影响较长时期内的绩效认知
在形成他人的意见或评级并质疑自己的判断时，了解这些常见错误非常重要。您是否允许这些因素影响您的观点？
刻板印象
尽管人们普遍意识到刻板印象的存在以及需要避免它们，但它们仍然会影响绩效评级，因为它们并不总是有意识的。在某种程度上，每个人都会对具有相似特征的群体或人形成刻板印象，这使我们能够快速做出决定或判断。
“大脑通常会自动激活刻板印象。它们难以捉摸，因为有时很难识别，更难以影响或改变。”
同样，意识到这种现象可能是对抗它的一大进步。重要的是要负起责任，不让刻板印象影响你对一个人表现的判断。你能用证据证明你的观点吗？如果你必须向老板辩护你的评估，你能这样做吗？
对抗无意识的刻板印象和常见评级错误的一种好方法是挑战自己，找到反驳你的评估的证据。如果你整理的反馈是正确的，那么它应该是合理的。
训练
通过培训和练习可以提高您的观察能力。如果您没有信心或认为自己的评估能力可以提高，请考虑向您的老板、人力资源或学习发展部门寻求建议或培训。
问问自己：反馈真的有必要吗？
如果您正在考虑向员工提供建设性反馈，那么将其行为置于具体背景中非常重要。为了个人、团队或组织的利益，这确实是需要解决的问题吗？
例如，如果一个人在工作的大多数方面都表现出色，但有一个你认为可以改进的小习惯，请考虑提出这个问题是否弊大于利。如果他们有一种特定的做事方式，在你看来，这不是最有效或最快的，但他们通过使用它产生了出色的工作，那么真的值得要求他们改变吗？
同样，尝试客观地思考这个问题。这确实是需要解决的问题，还是只是您个人不喜欢的问题？如果是后者，请考虑一下不惹事生非是否比让其他方面优秀的团队成员感到不安更能获得更多好处。
如果员工正在从事一项对脑力要求很高的任务，无论是复杂的还是简单的不熟悉，提供建设性的反馈可能会损害他们的表现。这是因为他们不再关注任务本身，而是更加关心保护自己的形象。在这种情况下，最好在工作完成之前保留您的反馈，并将其视为“下次”的建议。但是，如果您认为立即提供反馈对于任务的成功绝对必要，请特别确保在反馈的同时设定目标。将注意力转移到实现目标上有助于抵消他们对自我形象的本能保护，并使他们专注于任务。
计划您的交付
仔细考虑您将提供的反馈以及如何提前提供反馈将有助于确保该过程顺利进行。尤其要考虑以下几点：
目标
您希望实现什么目标？如果您试图鼓励某人改变他们的行为，请明确您的目标是什么。有些事情对一个人来说比其他事情更容易改变。根据《Giving Feedback》一书，它们按从易到难的顺序排列如下：
- 工作技巧
- 时间和工作管理
- 知识
- 态度
- 习惯
- 性格特征
因此，帮助某人提高工作技能或时间管理可能比要求他们改变性格的某个方面或麻烦的习惯更有效。注重实用。
定时
一般来说，建议在事件发生后，趁大家还记忆犹新的时候，尽快给予反馈。这适用于表扬和建设性反馈。不过，在情绪高涨的情况下，最好还是留一些时间让大家冷静下来。冷静的头脑会更容易接受，更少的防御性。作为一般建议，值得避免在周五下午提供反馈，因为这会让员工有整个周末的时间思考对话，而无法选择回来解决任何问题或要求澄清。
地方
考虑一下物理环境。是否是一个舒适的地方，您不会被打扰或分心（例如，电话铃声）？同样，请注意不要在您和您的团队成员/同事之间制造障碍。尽量不要与对方坐在桌子对面（这会增加一种正式的气氛，但可能没有帮助）；如果可行的话，坐在他们旁边。
人
您要提供的反馈是为了收件人的利益，而不是为了您自己，因此请为他们量身定制您的反馈。考虑他们的个性、智力、能力等，并确保你以他们能够理解并产生共鸣的方式传递信息。试着设身处地为他们着想，站在他们的角度思考。例如，如果他们不太善于交流，可以提出开放式问题，鼓励他们说出更多的内容，而不仅仅是说“是”或“不是”。如果你知道他们自尊心低，他们更有可能在情绪上反应激烈且敏感，所以要小心行事。另一方面，如果您知道他们更加自信，您可能可以更直接地发表评论。
在这方面需要考虑的一个重要因素是该人在您希望讨论的领域的专业知识水平。2011 年一份关于专业知识对有效反馈影响的报告发现，随着人们技能水平的提高，他们对负面反馈的渴望也随之增加，从而激励他们改进。相反，新手在开始学习新技能时会寻求积极的反馈并受到积极反馈的激励。重要的是，这是基于他们自己对自己的专业水平的评估，而不是任何外部衡量标准。
“例如，钢琴初学者不太可能完美地演奏一首音乐；她很可能会犯很多错误。对于很少在正确时间弹奏正确音符的演奏者来说，听到她正确弹奏了一系列音符比对一系列正确音符进行评论对于一个已经知道自己弹奏了大部分音符的专业钢琴演奏者来说信息量更大。正确注释。另一方面，专业钢琴演奏者不太可能漏掉音符。听到他漏掉一些音符的情况很少见，而且对于新手来说，听到漏掉的音符比听到漏掉的音符更有价值。”
简而言之，新手更容易受到积极反馈的激励，而专家则认为负面评论更有价值。
语言
仔细考虑如何措辞你的评论并避免消极的语言，这会在不知不觉中让团队成员做好失败的准备。说“你会发现这很困难”或“这样做你将一事无成”之类的话可能会产生泄气的效果。关注积极的结果并使用反映这一点的语言有助于创造成功的心态。
身体语言
除了考虑你相对于其他人的坐姿之外，还要考虑一下你的整体举止。完全专注于对话并保持包容性非常重要，因此请尽量避免封闭的肢体语言，例如交叉双臂和双腿。尽量避免打哈欠、坐立不安或看窗外，尤其是在谈话过程中接听电话——这些都是不感兴趣或你认为会议不重要的迹象。
做好准备
提前做笔记可以帮助你记住需要传达的信息，并牢牢记住你的目标，特别是当讨论变得激烈或情绪化时。如果确实发生这种情况，保持冷静并且不要慌乱至关重要，因此请仔细考虑在必要时如何解决此问题。还要为意外情况做好准备——例如，可能有您不知道的相关信息。也许有些情况会影响团队成员的表现，需要解决这些情况才能提高他们的表现。准备好灵活应对这种可能性。简而言之，要专注但思想开放。
概括
提供反馈是经理或领导者工作的重要组成部分，但并不是每个人都能自然而然地做到这一点。仔细进行评估，提前计划，准确思考如何进行对话和目标是什么，并对对方的反应持开放态度，可以让每个人的体验变得更轻松、更富有成效。随附的工作表“计划反馈会议”应该有助于完成此过程。
