专家会议程序——与多个利益相关者集思广益,提出多种想法

您是否尝试过与超过 10 或 15 人举行头脑风暴会议?或者尝试就两个或更多相关问题集思广益?结果很少是漂亮的!这些会议很快就会失去控制,变得混乱且效率低下。更重要的是,它们往往只由少数人主导,大多数人保持沉默。

当创意产生会议有许多相关问题或众多利益相关者时,简单的头脑风暴通常是不够的。这意味着会议的创造力低于应有的水平,支持受到破坏,人们脱离了流程。如果你需要达成共识,这是一个严重的问题。然而,如果您采取稍微不同的方法来组织头脑风暴会议,头脑风暴仍然可以有效。

其中一种方法有一个名称:Charette 程序(有时拼写为“Charrette”)。它涉及将人们组织成几个小组,每个小组相继集思广益,直到每个参与者都有机会充分贡献。它源自法语单词“马车”,源自 1800 年代初建筑系学生的实践,他们使用手推车将图纸从一个地方赶到另一个地方以获得最终批准。与此类似,当您使用 Charette 程序时,您可以将一个小组产生的想法转移到下一个小组,以便对其进行构建、完善并最终确定优先级。

Charette 程序允许最大限度地参与创意生成,而不会影响头脑风暴的质量或有效性。该过程的好处包括:

  • 有效利用时间,因为可以同时讨论许多问题。
  • 利益相关者的支持度得到提高,他们有机会就每个问题贡献自己的想法。
  • 鼓励高质量的选择,因为最流行的想法会在每一轮讨论中得到完善。
  • 消除陷入僵局的讨论,因为新人可以在每一轮中推进一个问题。

如何使用该工具

Charette 程序的应用非常简单。根据您的情况,您可以在一天内完成各种小组讨论,也可以持续几天或几周。您选择的系统将基于所涉及的物流和项目的规模。

1、就一系列需要讨论的问题达成一致。

2、将较大的小组分成更有利于头脑风暴的小组。与许多类型的小组互动一样,七名参与者加上记录员的小组规模是理想的。同样,您的具体情况将决定您的团体规模。规划小组时,请考虑以下事项:

⊙ 如果您有设定的截止日期,请确保可以在其中容纳组数和迭代数。

⊙ 考虑一下小组内的人员组合。具有不同技能、背景和经验的群体通常比具有类似技能的人更具创造力。

⊙ 确保小组数量等于或大于要讨论的问题数量。

3、为每个组分配一个问题。如果组数多于问题,则将一些问题分配给多个组。

4、让每组选出一名记录员。您还可以建议此人也促进小组讨论。

5、每个小组集思广益一个问题。

⊙ 记录所有想法,就像定期头脑风暴一样,并遵循正常头脑风暴的规则。

⊙ 设定讨论的时间限制。这在很大程度上取决于您的总体日程安排以及所讨论问题的复杂性。在可能无法揭示足够细节的过短会议和可能失去焦点的较长讨论之间取得平衡。

6、当该组的时间结束时,录音机将移至下一组。

⊙ 记录员与新小组一起回顾头脑风暴清单的问题和现状。

⊙ 头脑风暴再次开始,每个小组现在讨论一个新的想法或问题。新团队以现有想法为基础,并产生新的想法。

⊙ 重复此步骤,直到每个小组对每个问题讨论一次。

7、在最后的小组会议中,留出时间将想法组织起来并整合成关键想法、主题或线索。如果多个小组同时致力于同一问题,那么这是汇集不同想法的好时机。

8、最后一次会议结束后,重新召集整个小组并让记录员展示他们的名单。如果合适的话,这是与团队合作确定问题或方法优先顺序的好时机。可以帮助您做到这一点的技术是对修改后的 Borda 计数进行多重投票。

关键点

当有多个问题需要讨论且涉及很多人时,Charette 程序是集思广益和捕捉想法的高效且有效的过程。这是一种系统性和有组织的方法,允许每个人以有意义的方式做出贡献。当您面临复杂的多人决策时,Charette 程序是确定可用选项的好方法,并为经过深思熟虑和广泛接受的计划奠定基础。

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