Sam 刚刚结束了与他的团队的虚拟会议，但进展并不顺利。
与他习惯的面对面会议相比，网上对话碎片化且难以跟上。声音最大的团队成员垄断了讨论，Sam 无法让每个人都做出贡献。离开时他感觉自己没有取得任何有意义的成就。
组织使用虚拟会议代替面对面的会议，因为它们可以快速安排，成本低廉，并且可以将最相关的人员带到会议中，无论他们身在何处。然而，虚拟会议可能很难做好，他们需要采用与常规会议不同的方法。
在本文中，我们将了解您可以采取哪些措施来准备和运行有效且富有成效的虚拟会议。
成功举办虚拟会议
虽然基本礼节仍然适用，但您需要采用新策略来规划和举办成功的虚拟会议：
1. 选择正确的技术
查看您的议程以选择最合适的平台。虽然有些平台非常适合快速“签到”，但在进行头脑风暴或决策会议时，您可能需要选择更直观的平台。
您可以从多个虚拟会议平台中进行选择，包括：
- 企业微信、钉钉或者飞书：用户可以共享屏幕，为无法参加的团队成员录制通话，并且该平台可以在平板电脑、智能手机和其他移动设备上运行。
- 腾讯会议：该平台提供高清视频，并允许参与者在会议期间一起工作。
- 小画桌：小画桌是头脑风暴会议的理想选择，它允许用户将他们的想法和想法添加到虚拟白板上。
在决定使用哪个平台之前，请花时间仔细检查每个平台。有些功能，例如网络投票（可以轻松了解人们的意见）或在线白板（适合小组头脑风暴会议），可能值得额外付费。
请记住，视频会议有其优点和缺点。它可以为参与者提供重要的非语言提示，并鼓励他们保持参与。然而，有些人在使用它时可能会感到不舒服和不自在，这可能会阻止他们像参加纯语音会议一样参与。
2. 培养特定技能
虚拟会议的成功通常取决于主持人的指导，因此学习成功担任此角色所需的技能和工具非常重要。
当参与者以前从未见过面时，破冰活动可以鼓励每个人在讨论业务之前放松并熟悉一下。您可以要求与会者进行自我介绍并提供一些有关他们所做工作的信息；然后做一项练习，帮助他们更多地了解彼此。在活动开始前就尝试不同的破冰活动，以确保它们能达到预期的效果。
并确保您完全熟悉虚拟会议软件。事先排练使用其工具和设施 – 您需要能够在会议期间轻松操作它们。
3.花时间准备
虚拟会议可能比常规面对面会议需要更多的准备。例如，您将如何处理这个虚拟空间中的冲突，并使讨论保持在正轨上？如果软件问题导致您最重要的团队成员无法参加怎么办？
在您的日程中安排一些额外的计划时间，以便您可以为会议本身和可能发生的任何技术挑战做好充分的准备。
接下来，想想你的目标。谁应该参加？您具体需要讨论什么？决定您想要涵盖的内容，并估计每个项目需要多长时间。准时开始和结束时间；请记住，仅仅因为您的会议是虚拟的，并不意味着迟到或早退是有礼貌的。
对于较长的会议，请尝试将您的信息组织成 10 到 15 分钟的片段。这可以缩短注意力，并有助于保持每个人的参与和专注。明确说明何时到达每个部分的末尾（也许可以改变演讲的节奏），以便与会者做好进入下一阶段的准备。
安排会议时，请考虑每个人的时区。尽量不要将其安排在参与者的正常工作日之外。如果您无法避免这种情况，请亲自与他们联系以确保时间合适。如果您与相同的团队成员建立定期会议，请考虑改变时间，以便这些人不必总是在预定工作时间之前或之后参加。
在活动前几天，向所有参与人员发送登录详细信息。包括必要的 URL、议程、与会者列表以及会议的开始和结束时间。
并考虑指派专人处理会议期间可能出现的任何技术问题。委派此任务将使您能够专注于引导讨论。
我们关于召开有效会议的文章提供了更多提示，您可以使用它们来准备您的活动。
提示：
尽可能限制参加虚拟会议的参与者数量非常重要。这有助于您确保每个人都有机会表达自己的意见。这对于头脑风暴或讨论会议以及需要做出决定时尤其重要。
4.设定基本规则
基本规则是虚拟会议的重要组成部分，因为它们指导每个与会者的行为。
例如，您可以要求参与者提前五分钟登录会议，以便每个人都可以连接并检查他们的音频和视频。
另一个共同的基本规则是要求与会者将线路静音，直到他们准备好发言为止。这样做可以减少分散注意力的背景噪音。
如果通话只有音频，请要求每个人在发言前报出姓名。这样，群组中的人就能够了解谁说了什么。
最后，鼓励每个人限制任何干扰，例如背景噪音或额外的设备，以便他们可以完全专注于会议。
5. 考虑虚拟现实进行交流
在面对面的会议中，人们从面部表情、语气和肢体语言中获取重要线索。然而，这些往往会在虚拟会议中丢失，这就是为什么您在与参与者沟通时需要考虑到这一点。
首先，加强你的积极倾听技巧。将全部注意力集中在说话的人身上。通过总结他们所说的话或提出相关问题来证明你已经注意到了。
确保通过您选择的词语来表达您的感受 – 如果您不使用视频，这一点尤其重要。因此，如果您对某件事不确定，请说出来并要求澄清。您可能会说：“莎拉，我们的客户数量如此之高，我真的很兴奋，但我担心新客户的减少。您对此有何看法？”
您还需要引导讨论。例如，想象一下，“大家好。让我们从一些介绍和背景开始。谁想先发言？” 在虚拟会议中，您可能会听到沉默，因为没有人很确定谁会先发言。然后大家同时发言。如果您不使用视频，则尤其如此。
相反，可以这样引导讨论：“大家好。让我们从一些介绍和背景开始。Jan，为什么你不先走，然后是 Bill 和 Dean？”
如果您的会议汇集了亲自出席的与会者和其他正在通话的与会者，请特别注意为那些不在会议室的人提供便利。
例如，虚拟与会者可能很难听到房间中团队成员之间的讨论。提醒所有参与者在提问或参与讨论时对着麦克风讲话。鼓励他们一次只说一个：对于通话中的人来说，尝试同时听从多个声音可能是一项挑战。
6.让每个人都参与进来
虚拟会议的最大挑战之一是参与者很难参与并做出贡献。作为协调人，您的工作是确保团队成员有充足的机会发言。
在讨论过程中，定期暂停并询问与会者的意见。使用循环法并要求每个人对主题发表评论。这可以鼓励人们保持专注，并帮助您监控他们的情绪和注意力水平。
通过使用需要他们参与的活动和问题来让每个人都参与进来。如果人们全神贯注，他们就不太可能分心，并且您将更长时间地保留他们的注意力。许多会议平台都有一项功能，允许用户虚拟地“举手”来回答问题，或者您可以使用集成的社交媒体来提高参与度。
关键点
随着在家工作变得越来越普遍，虚拟会议也变得越来越普遍。然而，与面对面会议相比，这些需要不同的沟通和准备策略。
花额外的时间准备虚拟会议。提前熟悉平台，并制定应急计划来处理常见故障。您可能还想指定某人来处理出现的技术问题，以便您可以专注于促进会议。
与数字环境进行交流。不要向整个小组提出开放式问题；相反，点名呼吁人们参与以鼓励参与。
