陌生电话、意外访客以及同事来到您的办公桌前——远程工作的兴起消除了许多办公室中断。
但在家工作带来了新的挑战。送货上门、狗叫、视频通话时孩子的客串以及合作伙伴与同事交谈。
这些干扰会累积起来。如果不加以控制，它们可能会影响注意力并导致最后期限推迟。这会让我们感到疲劳、沮丧和内疚，因为我们很难管理自己或他人。这些感觉本身就会成为干扰，让我们更加不知所措。
在本文中，我们将概述 10 种方法，以最大限度地减少干扰、实现目标并在工作和家庭生活中取得成功。
被打扰后需要多长时间才能重新集中注意力？
加利福尼亚大学的一项研究发现，每次中断后需要超过 23 分钟才能重新集中注意力 [1]。更重要的是，如果打扰让你去做其他事情，这种多任务处理会消耗你的脑力——相当于下降 10 点 IQ 点 [2]。
中断的定义——什么是中断，什么不是？
当某件事导致我们忘记自己正在做的事情时，它可以被定义为分心。打断是一种故意吸引我们注意力的干扰。例如，当同事打电话讨论某件事时。但值得注意的是，有效中断和无效中断是有区别的。
有时，打扰是我们工作的一部分。例如，如果您的任务是入职新团队成员，那么您需要在他们遇到困难时能够与他们联系。如果您是一名经理，那么让您的团队在需要时能够轻松地与您联系非常重要。协作也是许多角色的基本组成部分，因此请注意，某些干扰可能并非没有道理。
然而，如果您因干扰而感到不知所措，并且难以集中注意力，那么下一部分应该可以帮助您应对遇到的任何类型的干扰。
处理干扰
管理干扰的关键是了解它们是什么以及它们是否有必要，并在您的日程安排中为它们做好计划。有了这 10 个技巧，您就可以做到这一点：
1. 保留中断日志
通过保留中断日志，您可以记录每天遇到的中断，分析出现的任何模式，然后决定解决这些中断的最佳行动方案。
单击此处下载我们的免费中断器日志工作表。下面的图 1 显示了一个示例条目。
图 1 – 中断器日志
| 人 | 日期和时间 | 中断描述 | 有效的？ | 紧迫的？ |
|---|---|---|---|---|
| 大卫（同事） | 2021年1月2日上午 10 点 | 打电话讨论项目更新。 | 是的 | 不 |
每天随身携带您的中断日志至少一周。记录您遇到的每次中断并记下以下内容：
- 打扰你的人。
- 发生的日期和时间。
- 中断是什么。
- 是否有效。
- 无论事情紧急还是可以等待更好的时机。
通过保留日志，您可以更好地了解日常干扰，并采取措施尽量减少干扰并管理您的响应。
接下来，我们将向您展示如何安排有效中断的时间（以便他们得到所需的关注）并阻止无效中断。
2、召开例行会议
您可以通过召开例行会议来避免许多干扰。如果人们知道他们很快就能见到你，他们就会学会在你们见面之前先处理一些非紧急的问题。
您还应该为与您交谈最多的人安排定期签到时间。让他们保留一份需要讨论的事情的清单，你自己也这样做。
通过邀请同事提供意见，您将表明您重视他们的意见，并且可以在一次集中会议中处理问题和想法。
提示：
限制会见的人数，并在网上或中立的会议空间进行。这样，事情解决后你就可以轻松地为自己找借口了。
3. 预订“应急”时间
从您的中断日志中，您将看到紧急、有效的中断占用了多少时间。将这段时间作为“应急时间”纳入你的日程安排中，并且只在剩余时间内完成尽可能多的其他工作。
也许在您的打扰者日志中，您注意到许多客户在早上给您打电话，或者重要的货物定期在下午早些时候到达。通过将此时间预订为应急时间，您将不会因阻止您完成任务的事情而感到超负荷和压力。
4. 设置“可用”和“不可用”时间
简单而有效：让人们知道您什么时候有空，什么时候没空。
同意当您没空时使用的信号，例如在办公室戴耳机或将直接消息 (DM) 应用状态设置为“忙碌”。这样可以消除干扰，同时避免伤害感情。
将您的“空闲时间”放入共享日历中并坚持下去。预订一个小时的工作效率最高的时间将帮助您完成复杂的任务。或者离开办公桌半小时，关掉电源。请阅读我们的文章《管理你的边界》，了解更多开拓自己空间的方法。
不过，不要过度使用“空闲时间”，并确保人们知道如果绝对必要，他们可以打断您。对于可能感到孤立的远程工作人员来说，沟通尤其重要。
5.学会说“不”
如果你太忙，或者这不是你的责任，不重要，或者可以稍后再做，那么对请求或任务说“不”是可以的。如果你对一切都说“是”，你就有可能精疲力竭。
通过问自己“我说‘是’是为了实现什么目标？”来定义你的目标。如果您无法回答，则可能表明您不应该这样做。
因此，请以礼貌和真诚的方式进行反击，并进行简短的解释。尝试说，“我现在正在处理一个重要项目，时间紧迫。所以，很抱歉，但这次我不能介入并提供帮助。” 通过自信，你将能够照顾自己的需求，而不会打扰别人。
提示：
如果您担心说“不”，我们的文章“对人说“是”，对任务说“不””会教您如何在保持良好工作关系的同时保护自己的时间。
6. 与你的团队沟通
礼貌地说“不”只是您与同事沟通以管理干扰的一种方式。
让人们知道您正在做什么以及它如何符合您团队的目标也很重要。这样，您就可以管理对当天可以提供帮助的期望，让您的团队了解情况，并保持良好的工作关系。
沟通是创建一个每个人都尽力而为的团队的关键。每日Scrum 会议甚至简单、清晰的 DM 状态都可以避免误解并控制干扰。
7. 让你的技术为你服务（而不是对你不利）
一点点计划可以在很大程度上控制基于技术的干扰。如果您需要集中注意力，但电话一直响个不停，请使用语音信箱来筛选来电。如果紧急的话，您的消息可以要求人们给您发短信。
将任何在线消息平台设置为静音，甚至退出。当然，请务必与您的团队沟通何时以及为何这样做。
每天只检查几次电子邮件，并尝试菲尔·西蒙的“三封电子邮件规则”——如果您需要向同一主题的某人发送三封以上电子邮件，请给他们打电话。并将通话计划到您的日程安排中，使其成为您工作日的一部分 [3]。现在，您可以按优先级并在适合您的时间处理消息。
提示：
在家工作时，不要让社交媒体等干扰因素成为干扰。禁用智能手机上的所有（或几乎所有）通知、将非紧急 DM 频道静音，以及从工作桌面上删除社交媒体应用程序。
8. 屏住呼吸
当被打扰时，你很容易被打扰者的匆忙所吸引。他们可能觉得自己的要求很紧急。但这很可能不是一场危机，在采取行动之前花一点时间可能对每个人都有好处。
小小的延迟，即使只是几分钟，对于准确评估情况并做出适当反应大有帮助。
9. 处理不可避免的干扰
当您在家或在办公室工作时，无论您多么努力，有时都会出现无法控制的干扰。
如果有人在繁忙时刻打电话或来到您的办公桌前，大多数人都乐意安排一个更方便的时间。但如果这不起作用，请快速设置参数，例如说“我现在只有五分钟时间来讨论这个问题”。并坚持下去。
问问自己这是否是你工作的重要组成部分并且需要你的全部关注。如果没有，并且您无法在五分钟内找到解决方案，请找个时间暂停对话并设定一个时间来补足 – 要求他们提前准备问题。他们可能会在您需要会面之前自行解决问题。
如果您无法避免打扰，请不要感到沮丧。相反，尝试利用它作为短暂休息或以其他方式工作的时刻 – 例如，如果您无法使用计算机，则可以拨打重要的电话。
10.要有自我意识
查看打扰者日志是反思这一天的好方法。如果您是一名经理，那么您工作的一个重要部分就是为人们服务、处理紧急问题以及指导您的团队成员。
因此，如果您认为这些任务是干扰，您可能必须重新考虑您的优先事项。这可能涉及委派任务，这样你就可以花更多时间跟上你的团队的进度。请阅读我们的文章“培养团队的主动性”，了解更多技巧，帮助您的团队在问题来找您之前加强行动、承担新任务并自行回答问题。
最后，回想一下你的中断者日志并设身处地为别人着想。你是干扰者吗？你是否干扰了人们的注意力？通过反思自己的行为和团队的工作方式，您可以最大限度地减少干扰，而不会留下任何东西或任何人。
关键点
如果干扰不断地夺走你的时间和精力，或者让你无法按时完成计划，你需要找出干扰因素，并在你的日常安排中解决它们。去做这个：
- 保留中断日志。
- 召开例行会议。
- 预订“应急时间”。
- 设置“可用”和“不可用”时间。
- 学会说“不”。
- 与您的团队沟通。
- 让您的技术为您服务（而不是对您不利）。
- 屏住呼吸。
- 处理不可避免的干扰。
- 有自我意识。
