有好的会议，也有坏的会议。糟糕的会议永远持续下去，你似乎永远都没有切入主题，而且你离开时会想知道自己为什么要出席。有效的方法会让你充满活力，并感觉你确实取得了一些成就。
那么，怎样才能让会议有效呢？这实际上可以归结为三件事：
- 他们实现了会议的目标。
- 它们占用最少的时间。
- 它们让参与者感觉遵循了合理的流程。
如果您围绕这三个基本标准来组织会议计划、准备、执行和后续行动，那么会议的结果将是一次有效的会议。
设定明确的目标
一次有效的会议有一个有用的目的。这意味着您可以在其中实现预期的结果。为了让会议达到这个结果或目标，你必须清楚它是什么。
人们经常召开会议来讨论某件事，而没有真正考虑好的结果是什么。
- 你想要一个决定吗？
- 你想产生想法吗？
- 您收到状态报告吗？
- 你在沟通什么吗？
- 你在制定计划吗？
其中任何一个以及无数其他的都是会议目标的一个例子。在进行任何会议计划之前，您需要确定目标。
为了帮助您确定会议目标，请完成以下句子：
在会议结束时，我希望小组…
明确定义最终结果后，您就可以计划会议的内容，并确定需要出席的人员。
明智地利用时间
时间是一种宝贵的资源，没有人希望自己的时间被浪费。鉴于我们在会议上花费的时间，您和您的团队有责任尽可能简化会议。
从会议目标开始，会议本身发生的一切都应该促进该目标。如果没有，那就是多余的，不应该包含在内。
为了确保您只涵盖需要涵盖的内容并坚持相关活动，您需要创建一个议程。议程是您为了使会议按目标、按时进行而参考的内容。
要准备议程，请考虑以下因素：
- 优先事项——什么是绝对必须涵盖的？
- 结果——您需要在会议上完成什么？
- 参与者——谁需要参加会议才能成功？
- 顺序——您将按什么顺序讨论这些主题？
- 时间安排——每个主题要花多少时间？
- 日期和时间——会议什么时候举行？
- 地点——会议将在哪里举行？
了解需要涵盖哪些内容以及持续多长时间后，您就可以查看应事先准备的信息。为了充分利用会议时间，参与者需要了解什么？并且，他们应该在会议中扮演什么角色，以便他们能够做好正确的准备？
如果会议是为了解决问题，请要求参与者准备好可行的解决方案。如果您正在讨论一个正在进行的项目，请让每个参与者总结他们迄今为止的进展并在成员之间分发报告。
将特定的讨论主题分配给不同的人是增加参与度和兴趣的另一种好方法。在议程上，指出谁将主持每个项目的讨论或演示。
使用您的议程作为您的时间指南。当您发现某个特定项目的时间已所剩无几时，请考虑加快讨论、推动做出决定、将讨论推迟到另一个时间，或将其分配给小组委员会进行讨论。
笔记：
召开有效会议的一个重要方面是坚持每个人都尊重分配的时间。按时开始会议，不要花时间为迟到者复述，并且尽可能按时结束。会议时间之外能做的事情就应该做。这包括分发报告供人们事先阅读，以及安排小组会议讨论仅与某些人相关的问题。
得到反馈
准备好议程后，您需要将其分发给参与者并获取他们的反馈和意见。主持会议并不是一个独裁的角色：你必须从一开始就积极参与。
也许团队成员必须添加一些重要的内容。也许您为某个特定项目分配了太多或太少的时间。您甚至可能包含一些已经解决的要点，可以从讨论列表中删除。
无论出于何种原因，从会议参与者那里获得有关您提议的议程的反馈非常重要。
参加会议后，为了确保每个人都获得最大的满意度，您应该记住以下几点：
- 如果某些人主导了谈话，请注意询问其他人的想法。
- 在每个议程项目的末尾，快速总结所讨论的内容，并要求人们确认这是一个公平的总结。然后记下有关后续行动的笔记。我们的文章《编写会议笔记》提供了有关如何有效地做到这一点的更多建议。
- 请注意需要进一步讨论的项目。
- 观察肢体语言并根据需要进行调整。也许你需要休息一下，或者你需要阻止某人凌驾于他人之上。
- 确保会议紧扣主题。
- 列出会议上生成的所有任务。记下谁被分配做什么以及何时完成。
- 会议结束时，快速总结接下来的步骤，并通知每个人您将发送会议摘要。
会议结束后，花一些时间进行汇报，并确定哪些方面进展顺利，哪些方面可以做得更好。根据您实现目标的情况来评估会议的有效性。这将帮助您继续改进召开有效会议的流程。
笔记：
您甚至可能还想获得参与者的反馈。根据时间范围，情况汇报可以在会议期间或之后进行。
最后，准备会议总结。这将转发给所有参与者和其他利益相关者。它记录了团队前进过程中所完成的工作以及谁负责什么。这是有效会议的一个非常重要的部分，但经常被忽视。您需要一份所发生事件的书面记录，以及指定个人同意执行的行动清单。如果您认为自己太忙而无法自己做笔记，请确保指定有人在会议期间做笔记。
什么是会议礼仪？
除了上面讨论的三个标准之外，您的会议还应该遵循一套“基本规则”或礼仪，以约束您的行为方式。
礼仪包括守时等行为；使用笔记本电脑和手机；会议期间饮食；你是否可以在别人说话时打断对方，或者只在最后提出问题；你坐在哪里等等。
这些规则将根据您的组织文化、管理风格和团队的偏好而有所不同。有些会议可能比其他会议更正式，具体取决于议程和出席人员。但同意并坚持这些基本标准可以帮助您和您的团队以更专业的方式召开会议，并以最少的麻烦或干扰实现您的目标。
关键点
召开一次有效的会议不仅仅是发出一个通知，要求您的团队在特定的时间和地点开会。有效的会议需要结构、秩序和基本规则。没有这些要素，他们可能会永远持续下去，却一事无成。
有了明确的目标、紧凑的议程，并致力于让会议参与者参与会议的规划、准备和执行，您就可以顺利主持精彩的会议了。
鉴于大多数人在浪费时间时都会感到沮丧，因此获得高效、成功会议的声誉对您和您的职业生涯都有好处。
